Modelowy case study: poniższy scenariusz pokazuje sposób, w jaki można zaprojektować automatyzację obsługi faktur w KSeF. Nie opisuje konkretnego klienta i nie przypisuje wdrożeniu niezweryfikowanych wyników.
Punkt wyjścia: faktura trafia do firmy, ale proces nadal jest ręczny
Samo korzystanie z KSeF nie oznacza jeszcze automatyzacji księgowości. W wielu firmach dokument trzeba nadal odnaleźć, sprawdzić, przypisać do kontrahenta, zweryfikować wartości, połączyć z zamówieniem albo kosztami i wprowadzić do systemu ERP. Najwięcej czasu zabiera nie samo pobranie faktury, lecz cały proces wokół niej.
Celem automatyzacji jest więc połączenie KSeF z systemem, w którym firma faktycznie pracuje, oraz pozostawienie człowiekowi tylko tych przypadków, które wymagają decyzji.
Jak może wyglądać proces po automatyzacji?
1. Pobranie dokumentów
Usługa cyklicznie pobiera dokumenty z KSeF i zapisuje podstawowe informacje potrzebne do dalszego przetwarzania. Dokument nie czeka, aż pracownik ręcznie zaloguje się do kolejnego systemu.
2. Walidacja danych
Automat sprawdza m.in. kontrahenta, numery dokumentów, daty, kwoty i dane wymagane przez proces księgowy. Reguły biznesowe mogą być dopasowane do konkretnej firmy zamiast ograniczać się do jednego sztywnego schematu.
3. Połączenie z ERP
Dane mogą zostać przekazane do Comarch ERP Optima lub innego systemu wykorzystywanego w firmie. Jeżeli proces wymaga dodatkowych informacji z bazy, zamówienia, magazynu albo własnej aplikacji, integracja może pobrać je automatycznie.
4. Obsługa wyjątków
Automatyzacja nie powinna ukrywać problemów. Brak kontrahenta, niezgodna kwota, nietypowa stawka, duplikat lub brak wymaganej informacji powinny trafić do kolejki wyjątków. Człowiek zajmuje się decyzją, a nie przepisywaniem danych z dokumentu.
Gdzie w tym procesie przydaje się AI?
KSeF dostarcza dane ustrukturyzowane, ale wokół faktury często pojawiają się wiadomości e-mail, umowy, protokoły, zamówienia lub inne załączniki. AI może pomóc odczytać dokument dodatkowy, sklasyfikować sprawę albo przygotować podsumowanie dla pracownika. Nie musi podejmować decyzji księgowej samodzielnie.
Co daje takie podejście?
- mniej ręcznego przepisywania danych pomiędzy KSeF a ERP,
- szybsze wychwytywanie wyjątków i braków,
- jednolity proces obsługi dokumentów,
- możliwość rozbudowy o kolejne źródła danych i reguły,
- pełniejszą kontrolę nad tym, co zostało wykonane automatycznie, a co zatwierdził człowiek.
Kiedy gotowa integracja nie wystarcza?
Jeżeli firma ma własny obieg dokumentów, kilka baz danych, niestandardowe rozszerzenia ERP albo proces zależny od wielu warunków, potrzebne może być rozwiązanie dedykowane. GStech łączy KSeF, ERP, bazy danych, aplikacje i API w jeden proces zamiast zmuszać firmę do ręcznego pracy pomiędzy osobnymi programami.
Jeżeli chcesz przeanalizować podobny proces w swojej firmie, zobacz też ofertę automatyzacji i AI dla firm albo opisz nam obecny obieg dokumentów.