Modelowy case study: ten materiał pokazuje typowy sposób podejścia do integracji Comarch ERP Optima z procesami działającymi poza ERP. Zakres każdej realizacji zależy od konfiguracji firmy, wykorzystywanych modułów i reguł biznesowych.
Problem: ERP jest centrum danych, ale praca zaczyna się poza nim
W wielu firmach zamówienie pojawia się najpierw w e-mailu, sklepie internetowym, formularzu, pliku Excel albo systemie CRM. Następnie pracownik ręcznie przenosi dane do ERP, sprawdza kontrahenta, uzupełnia dokument i wykonuje kolejne czynności.
To właśnie na styku systemów powstają opóźnienia, pomyłki i wielokrotne przepisywanie tych samych informacji.
Modelowy proces po integracji
1. Przyjęcie danych z systemu źródłowego
Automat odbiera zamówienie lub inny komunikat ze wskazanego źródła. Może to być API sklepu, formularz internetowy, baza danych, plik lub wiadomość e-mail.
2. Weryfikacja kontrahenta i towarów
System sprawdza, czy kontrahent istnieje w Comarch ERP Optima, czy dane są kompletne oraz czy pozycje można jednoznacznie powiązać z kartoteką. Nietypowe przypadki są oznaczane do sprawdzenia zamiast przechodzić dalej bez kontroli.
3. Utworzenie lub przygotowanie dokumentu
Po pozytywnej walidacji automat może przygotować dane potrzebne do utworzenia dokumentu w ERP. Zakres zależy od procesu: może chodzić o zamówienie, fakturę, dokument magazynowy lub zapis wykorzystywany w dalszej obsłudze.
4. Informacja zwrotna do systemu źródłowego
Po wykonaniu operacji zewnętrzny system może otrzymać status, numer dokumentu lub inną informację zwrotną. Dzięki temu użytkownik nie musi sprawdzać kilku aplikacji, żeby dowiedzieć się, czy proces się zakończył.
Gdzie pojawia się największa wartość?
Największa korzyść nie polega na „klikaniu za użytkownika”, ale na usunięciu zbędnego ręcznego etapu pomiędzy systemami. Dane trafiają tam, gdzie powinny, według ustalonych reguł i z kontrolą wyjątków.
- mniej kopiowania danych z e-maila lub Excela do ERP,
- spójniejsze dane kontrahentów i dokumentów,
- krótsza droga od zamówienia do dokumentu,
- możliwość automatycznego raportowania statusów,
- łatwiejsza rozbudowa procesu o KSeF, CRM, sklep lub własną aplikację.
Dlaczego rozwiązanie dedykowane bywa lepsze od gotowego konektora?
Gotowa integracja jest dobrym wyborem, gdy proces jest standardowy. Jeżeli jednak firma ma własne zasady numeracji, nietypowy obieg, dodatkowe pola, kilka magazynów, własne bazy lub system branżowy, potrzebna jest warstwa logiki biznesowej dopasowana do rzeczywistej pracy.
GStech jako partner Comarch realizuje wdrożenia i integracje Comarch ERP Optima oraz tworzy oprogramowanie, które może połączyć ERP z pozostałymi elementami środowiska firmy.
Jeżeli w Twojej firmie dane są dziś przepisywane pomiędzy dwoma lub większą liczbą systemów, to dobry kandydat do analizy automatyzacji.